Utiliza la IA de Notion para ofrecer a los equipos una memoria perfecta y ahorrar tiempo

Las herramientas tradicionales de gestión del conocimiento pueden ser difíciles de utilizar y aún más difíciles de configurar. Como administrador de conocimientos, pasas horas elaborando la configuración perfecta para permitir que tu equipo pueda acceder de forma autónoma a la información que necesitan. Entonces, ¿por qué parece que nunca pueden encontrar lo que escribes?

Con Notion, puedes crear fácilmente una base de conocimientos para tus equipos internos. Pero lo más beneficioso, cuando los miembros del equipo necesitan obtener una respuesta a una pregunta, todo lo que tienen que hacer es preguntar a la IA de Notion.

La función de Q&A de Notion, impulsada por la IA, busca en todos los artículos relevantes de la base de conocimientos para elaborar una respuesta concisa. Incluso cita sus fuentes. Y a diferencia de un chatbot genérico, si no puede encontrar una respuesta, no inventará una.

En esta guía aprenderás:

1. Cómo los equipos pueden usar la función Q&A para autogestionar la información

2. Cómo crear un wiki para administrar tu base de conocimientos

3. Cómo configurar permisos e incorporar miembros del equipo a la base de conocimientos de Notion

Cuando toda tu información reside dentro de Notion, todo lo que tus compañeros de equipo deben hacer es preguntar, utilizando un lenguaje normal, y la IA de Notion proporcionará una respuesta, citando cualquier página donde se encuentre esa información.

Estas son algunas formas prácticas en las que tus equipos pueden utilizar esta función:

• Solución de problemas de software o mesa de ayuda para equipos de IT: si un miembro del equipo está abordando un problema de software, podría usar la IA de Notion para preguntar “¿Cuáles son los pasos de resolución de problemas comunes para nuestro software CRM?”. Siempre que este conocimiento exista en tu wiki, la IA proporcionará una lista de posibles soluciones, lo que ayudará al miembro del equipo a resolver el problema sin tener que crear un ticket de asistencia de IT.

• Soporte para agentes de CX: un agente de CX podría usar la IA de Notion para preguntar “¿Cuál es nuestra política de reembolso para los servicios de suscripción?”. La IA proporcionaría la información específica de tu base de conocimientos, lo que ayudaría al agente de CX a responder a las consultas de los clientes de manera precisa y eficiente.

• Procedimientos de incorporación para RR. HH. y gerentes: un nuevo empleado podría preguntar “¿Cuáles son los procedimientos de incorporación para el departamento de marketing?” La IA le proporcionaría una visión general concisa de los procedimientos relevantes, lo que ayudaría al nuevo miembro del equipo a ponerse al día rápidamente.

• Políticas de la empresa para equipos de personas: para comprender “¿Cuál es la política de trabajo remoto de la empresa?”, un miembro del equipo podría plantear esta pregunta a la IA y obtener la información que necesita sin tener que buscar en el manual de la empresa o preguntar en Slack.

• Manejo de objeciones en vivo para equipos de GTM: cuando tus vendedores y agentes de soporte están en llamadas con los clientes, necesitan acceso instantáneo al conocimiento de tus tarjetas de batalla, análisis competitivo, hoja de ruta y más. Con la IA, todo lo que necesitan hacer es hacer una pregunta y obtendrán una respuesta instantánea.

Hacer preguntas en lenguaje natural puede ahorrar hasta 5 minutos de tiempo de búsqueda por consulta, lo que mejora enormemente la eficiencia de tu organización a medida que crece. Entonces, ¿cómo se empieza?

El primer paso para usar Notion como base de operaciones para tu equipo de soporte es centralizar todos tus documentos existentes aquí. Recomendamos usar la función wiki para hacerlo, ya que posee propiedades adicionales para administrar el conocimiento, como la verificación.

A cada página de tu wiki se le puede asignar un propietario y un estado de verificación, junto con cualquier otra etiqueta que sea útil para tu organización. Para crear una wiki, sigue los siguientes pasos:

1. Prepara tu contenido: comienza creando o identificando las páginas que quieres incluir en tu base de conocimientos. Pueden ser páginas existentes en Notion que contengan información sobre los procesos, las políticas o cualquier otro contenido relevante de tu equipo, o contenido que estés moviendo desde otra herramienta.

2. Crea tu página de nivel superior: reúne todo el contenido que identificaste en una sola página, con subpáginas. Si eres nuevo en Notion, obtén información sobre cómo crear páginas y subpáginas aquí.

3. Convierte tu página en una Wiki: una vez que tengas tu contenido listo, puedes convertirlo en una wiki para desbloquear propiedades adicionales que te ayudarán a administrar tu conocimiento. Para ello, navega a la página de nivel superior de tu contenido, haz clic en los tres puntos en la esquina superior derecha para abrir el menú de opciones de página y selecciona “Ir al wiki”.

4. Actualiza y mantén tu Wiki: recuerda que una base de conocimiento es un recurso vivo. En tu wiki recién formado, puedes asignar propietarios a cada artículo y establecer fechas de vencimiento en el contenido. Descubre más sobre cómo crear una wiki en Notion aquí.

Una vez que tengas todo listo, comienza a invitar a los miembros del equipo a Notion, querrás obtener información sobre los permisos.

Como administrador de conocimientos, es probable que estés pensando en quién puede editar tu contenido, y es importante lograr un equilibrio entre proteger la integridad de tu información y permitir la creación colaborativa de conocimiento. Para ello, los espacios de equipo te permiten configurar niveles de permisos matizados que se adapten a tus necesidades.

En la configuración de tu espacio de equipo, puedes establecer el nivel de permiso predeterminado en “puede ver” para la mayoría de los miembros. A continuación, puedes conceder individualmente niveles más altos de acceso a los gestores de contenidos que lo necesiten.

De esta manera, a medida que empieces a agregar miembros, tendrán acceso a todo lo que necesitan, pero no podrán realizar ningún cambio accidental.

Finalmente, es hora de agregar miembros de tu equipo para completar la implementación de la base de conocimientos de Notion.

Para poder utilizar la función Q&A, tendrás que agregar a tus compañeros de equipo como “miembros” a tu espacio de trabajo (no como invitados). Notion facilita la adición de usuarios, en función del tamaño de tu equipo y de las necesidades de tu organización. Puedes realizar lo siguiente:

• Agregar miembros por correo electrónico: si conoces las direcciones de correo electrónico para todos los que necesitarán acceso a tu base de conocimientos, puedes agregarlos manualmente en “Miembros”. Esto es ideal para equipos más pequeños o para comenzar a probar tu wiki con tus colaboradores cercanos.

• Agrega miembros mediante un enlace de invitación: en la pestaña Configuración y miembros, puedes generar un enlace de invitación que agregará automáticamente nuevos miembros cuando se haga clic en ellos. Podrías incluirlo en la incorporación de los miembros del equipo para disponer de un sistema de gestión sencillo.

• Agrega miembros mediante SSO: los clientes del plan Empresa pueden usar SSO para agregar empleados a través de SCIM. Esto permite a los administradores de IT gestionar mejor el acceso de los equipos y mantiene la información más segura al automatizar la salida a través de SCIM.

Adoptar Notion para la administración interna de tu base de conocimientos ayudará a mejorar la eficiencia de tu equipo y la accesibilidad de la información. Mira a continuación cómo Remote.com ahorró 485 000 dólares al año.

Cuando agregas la IA de Notion a tu plan, obtienes acceso a todas tus habilidades, no solo a la función Q&A. Esto significa que puedes usarlo para mejorar la escritura, simplificar tareas, aumentar el trabajo diario y mucho más. Estas son solo algunas formas en las que podrías comenzar:

• Escribe artículos de la base de conocimientos más rápido: simplemente proporciona un breve esquema o una lista de puntos clave, la IA de Notion puede generar un borrador detallado y coherente, lo que te permite concentrarse en refinar y personalizar el contenido.

• Facilita la comprensión de los conceptos técnicos: como equipo técnico o de IT, podrías pedirle a la IA de Notion que reescriba documentación confusa de manera que sea más fácil de entender para tus partes interesadas no técnicas. Esto te ahorra tiempo y reduce la confusión general de tus compañeros de equipo.

• Borradores de respuestas para un cliente: una respuesta bien pensada puede ser de gran ayuda para resolver el problema de un usuario. Con AI Writer, puedes redactar unas cuantas viñetas y pedir a la IA de Notion que cree una respuesta amable y directa a tu pregunta.

• Resume las notas de la reunión y encuentra los elementos de acción: después de una reunión, simplemente pide a la IA que resuma los puntos clave y destaque cualquier elemento de acción. Esto puede ser especialmente útil en reuniones largas o cuando necesites compartir los resultados con miembros del equipo que no hayan podido asistir.