Obtén respuestas sobre tu trabajo más rápido con Q&A

El espacio de trabajo de Notion de tu empresa almacena toda la información a la que recurren los equipos y las personas: hojas de ruta de productos, políticas de tiempo libre remunerado, documentos de incorporación a la empresa y mucho más.

Las respuestas a preguntas importantes se encuentran en estas páginas, pero los miembros del equipo a menudo pasan más tiempo del que deberían buscando información esencial.

La función Q&A ofrece respuestas inmediatas para que puedas aprovechar toda la información de tu espacio de trabajo de Notion.

Los empleados de Remote (una plataforma global de recursos humanos con un equipo de más de 1000 personas distribuidas) solían tardar entre 5 y 10 minutos en encontrar una respuesta a cada pregunta, varias veces al día. Ahora utilizan la función Q&A en todo su espacio de trabajo para obtener respuestas en cuestión de segundos.

En lugar de buscar información y cambiar de contexto a lo largo del día, puedes mantener el foco.

En esta guía, te mostraremos cómo la función Q&A ayuda a todo el mundo a trabajar más rápido y avanzar en el trabajo de forma independiente.

Independientemente de tu cargo, funciones o el tamaño de la empresa, es probable que dediques bastante tiempo a buscar la información que necesitas para hacer tu trabajo.

Incluso con una base de conocimientos integral en Notion, los miembros del equipo no siempre saben cómo o dónde encontrar lo que necesitan. A menudo, la información se encuentra en un lugar distinto de donde están trabajando, o no existe en una forma que les resulte comprensible. Así que envían un mensaje directo o un correo electrónico a un colega y tienen que esperar una respuesta.

Como resultado, el progreso se estanca y se pierde la concentración. Los miembros del equipo se bloquean hasta que obtienen sus respuestas, y los encargados de gestionar el conocimiento de tu empresa reciben innumerables preguntas rutinarias que les apartan de tareas de mayor impacto.

Por el contrario, la función Q&A actúa como un asistente personal para cada miembro del equipo, de modo que puedes dedicarle menos tiempo a buscar información esencial.

Gracias a su extraordinaria capacidad para buscar en miles de documentos en cuestión de segundos, la función Q&A ofrece a los miembros del equipo lo que necesitan, en una mínima fracción del tiempo que se tarda en enviar un mensaje directo a un colega y obtener una respuesta.

Siempre que surja una pregunta sobre el trabajo, puedes consultar primero la función Q&A para averiguar si la respuesta ya está documentada en Notion.

Para abrir la función Q&A, haz clic en el botón emergente que aparece en la parte inferior derecha de la ventana de Notion y empieza a escribir tu solicitud en el cuadro de texto. Asegúrate de que sea una pregunta que suene natural.

La función Q&A puede mostrar contenido relevante de páginas a las que tienes acceso, resumir los puntos principales de una o más páginas e incluso responder a preguntas específicas más complejas sobre el significado del contenido.

• Buscar menciones de un tema particular en todo el espacio de trabajo: por ejemplo, pedir a la función Q&A que "busque menciones de planes para la formación de nuevos usuarios", lo que podría mostrar material de formación para los empleados.

• Responder a las preguntas de incorporación: hasta la página de incorporación más completa dará lugar a preguntas. La función Q&A es una herramienta que permite a los nuevos empleados preguntar cualquier cosa, desde cómo gestionar su plan de retiro de 401k hasta qué hacer cuando se quedan fuera de la oficina.

• Ponerte al día sobre una reunión a la que faltaste: ¿no pudiste asistir a la reunión de ayer? Pide a la función Q&A que resuma los temas tratados y encuentra las tareas que te asignaron después de la reunión.

• Sugerir explicaciones para los resultados de una campaña: ¿has observado un crecimiento inusualmente rápido en un mercado? La función Q&A puede ayudarte a interpretar los resultados. Pregúntale "¿por qué experimentamos un crecimiento orgánico tan alto en Corea?". Puede analizar los resultados de las campañas de marketing, los anuncios de pago, la investigación de usuarios y los comentarios de los clientes relacionados con Corea, y sugerir posibles explicaciones.

Con acceso a toda la información almacenada en tu espacio de trabajo, la función Q&A comprende tus objetivos y resultados clave (OKRs), compromisos de sprints, objetivos de campaña y todo aquello para lo que utilizas Notion. Cuando hagas una pregunta, te proporcionará una respuesta precisa a partir de la biblioteca de información que creaste como empresa.

La función Q&A convierte a la IA en una herramienta útil para todos y puede tener un impacto tangible en el trabajo diario.

Puedes utilizar la función Q&A independientemente del equipo al que pertenezcas. Veamos algunos ejemplos.

Como desarrollador, lo último que quieres es interrumpir tu ritmo de trabajo cuando estás solucionando un error complejo.

Si necesitas comprobar cómo debe hacerse algo, en lugar de ponerte en contacto con tu superior o leer todos los extensos documentos del proceso, puedes abrir la función Q&A y obtener una respuesta instantánea a tu pregunta.

Andrew Pett, desarrollador de Backend de Remote, explicó cómo la función Q&A ayuda a sacar a la luz información crucial:

“Para mí, las ventajas de utilizar la función Q&A son la rapidez y la eficacia. Si encuentro una palabra clave o un contexto con el que no estoy familiarizado, lo primero que hago es recurrir a Q&A. Busca los documentos correspondientes y me presenta la información en un pequeño resumen.”

Si quieres saber cuáles son las funciones más demandadas por los clientes, puedes abrir la función Q&A y plantear una pregunta como:

¿Cuáles fueron las principales solicitudes de funciones de los clientes empresariales en el cuarto trimestre?

Además de ayudarte a localizar la página, la función Q&A calculará cuáles son las solicitudes de funciones más frecuentes de los clientes empresariales.

También puedes pedir información específica sobre el estado del proyecto y los bloqueos, así como sobre lo que está por venir en la hoja de ruta.

Tienes un proyecto urgente que enviar, pero no quieres sacrificar la calidad ni descuidar la estética de la marca por las prisas del lanzamiento.

Para asegurarte de que todo salga perfecto, pregúntale a la función Q&A:

¿Cuáles son nuestras directrices para el uso de fuentes y colores en todo el sitio web?

La función Q&A presentará las directrices y resumirá los puntos clave, para que puedas asegurarte de que el proyecto se ajusta a ellas.

En la reunión semanal de marketing, la persona encargada del proyecto quiere que le pongas al día de cómo va la campaña hasta el momento. Más concretamente, quiere conocer los resultados de una iniciativa en particular.

Para obtener los datos específicos solicitados, escribe tu pregunta en la función Q&A, por ejemplo:

¿Cuántas impresiones generó la campaña de TikTok de la semana pasada?

Los resultados se publican inmediatamente, y la conversación puede pasar rápidamente a las estrategias para mejorar las cifras la próxima semana.

La función Q&A se utiliza para recuperar y sintetizar información de varios documentos mediante lenguaje natural. Puede responder a tus preguntas utilizando datos de todo tu espacio de trabajo y sintetizar conceptos de tu biblioteca de conocimientos, pero no tiene acceso a conocimientos más amplios.

Además de la función Q&A, el paquete de IA de Notion también incluye las funciones de Escritor y Autocompletado.

Activa la función de escritura pulsando la barra espaciadora en cualquier página y podrás empezar a redactar y editar textos, generar ideas, investigar un tema y mucho más.

La función de Escritor buscará en fuentes externas conocimientos que te ayuden a redactar contenidos. Es capaz de entender el contexto de la página en la que te encuentras. Puedes pedirle que realice acciones (como resumir) con el contenido de la página, pero no necesariamente tendrá en cuenta información más amplia del espacio de trabajo en su contexto.

La función de Autocompletado es una propiedad de la base de datos que puede resumir, extraer información y traducir el contenido de una entrada de la base de datos.

En el contexto de la gestión de proyectos, puede resumir el progreso de un proyecto o tarea, y los resultados se actualizarán a medida que se añadan nuevas tareas y cambie el ciclo de vida.

Te ayuda a obtener información de alto nivel de una base de datos de un vistazo.

Para maximizar el valor que obtienes de Q&A, el espacio de trabajo de Notion de tu empresa debe contener toda la información que los miembros de tu equipo necesitan para seguir adelante con su trabajo y comprender sus funciones.

Si aún estás preparando el espacio de trabajo de tu organización, aquí tienes algunos consejos que debes tener en cuenta:

• Crea una página de empresa o wiki con información clave sobre tu empresa: la wiki de tu empresa puede contener documentos de procesos, políticas de la empresa, su declaración de misión y valores, y objetivos generales.

• Crea wikis para cada equipo: además de la wiki de la empresa, cada equipo debe tener su propia página de inicio en la que sea fácil encontrar los recursos necesarios.

• Utiliza nuestro sistema de gestión de proyectos y tareas: puedes duplicar la plantilla de Proyectos y tareas de Notion en tu espacio de trabajo. Con los proyectos y las tareas conectados, la función Q&A podrá responder a preguntas sobre el estado de los proyectos y la carga de trabajo.

• Importa contenidos de otras herramientas: si vienes de otra herramienta, puedes importar tu contenido de Confluence o Asana directamente a Notion en unos pocos clics. También puedes crear

  bases de datos sincronizadas y extraer información de otras herramientas como Github y Jira.