¿Quién debe ser miembro del espacio de trabajo y quién debe ser invitado?

Un espacio de trabajo colaborativo en el que todos tengan el acceso adecuado al contenido es la forma actual para trabajar. No obstante, como administrador, quieres asignar el presupuesto de tu equipo de manera responsable y evitar usar más lugares pagados de los que necesitas, mientras te aseguras de que todos tengan las herramientas adecuadas para hacer su trabajo.

Comprender la diferencia entre miembros e invitados te ayudará a decidir a quién debes invitar a unirse a tu espacio de trabajo.

Esta guía explicará:

• Diferencias clave entre miembros e invitados en tu espacio de trabajo

• Quién debería ser miembro y quién debería ser invitado

• Cómo administrar la configuración de miembros e invitados

Lo más probable es que los miembros sean personas de tu organización que tendrán acceso a la mayor parte del contenido del espacio de trabajo.

Las personas de tu empresa deben convertirse en miembros del espacio de trabajo para que puedan colaborar de manera efectiva, compartir contenido, crear y editar páginas y acceder a toda la información relevante para su función.

Los miembros pueden:

• Tener acceso a todo el espacio de trabajo: tendrán acceso parcial a la mayoría del contenido, incluso si es solo para leer o comentar, excepto el contenido privado y las páginas que hayan sido restringidas.

• Pertenecer a grupos y espacios de equipo: puedes agregar miembros del espacio de trabajo a grupos e invitarlos a espacios de equipo. Los miembros también pueden unirse a cualquier espacio de equipo abierto. Dentro de un espacio de equipo, los miembros pueden encontrar fácilmente información relevante para tu función y crear documentos junto con sus compañeros de equipo.

• Crear nuevas páginas y espacios de equipo: los miembros pueden crear páginas en cualquier área a la que tengan acceso y agregar nuevos espacios de equipo.

• Trabajar en páginas privadas: los miembros tienen una sección Privada en la barra lateral donde pueden crear páginas privadas. Cuando estén listos para compartir más ampliamente, todo lo que tienen que hacer es mover estas páginas al espacio de equipo correcto.

• Compartir páginas y ajustar la configuración de la página: es posible compartir páginas con personas o grupos y publicar páginas en la web para los miembros con acceso completo.

Hay diferentes tipos de miembros del espacio de trabajo de Notion:

1. Los propietarios del espacio de trabajo pueden administrar la configuración del espacio de trabajo, eliminar un espacio de trabajo y administrar a otros administradores, miembros e invitados.

2. Los administradores de membresía solo existen en los planes Enterprise. Pueden agregar o borrar miembros del espacio de trabajo o grupos, pero no tienen acceso a la configuración del espacio de trabajo.

3. Los miembros son todos tus colegas que pueden crear y editar páginas de Notion, pero que no tienen acceso a la configuración del espacio de trabajo.

Hay algunas cosas que tener en cuenta a la hora de decidir si convertir en miembro del espacio de trabajo a alguien.

En primer lugar, se te facturará por miembro en los planes pagos. Por lo tanto, no querrás pagar un lugar de miembro para alguien que solo trabaje contigo a corto plazo o por proyectos.

En cambio, los miembros deben ser personas que necesiten iniciar sesión periódicamente y acceder a una gran cantidad de contenido del espacio de trabajo.

Por eso, descubramos qué son los miembros del espacio de trabajo:

• Todos los miembros de tu equipo: convierte a todos los miembros de tu equipo en miembros para que puedan acceder a wikis, tareas y trabajar en colaboración para planificar y ejecutar proyectos.

• Tu gerente y su gerente: los gerentes deben ser miembros del espacio de trabajo para que puedan tener una visibilidad completa del trabajo de tu equipo y de los objetivos e iniciativas más amplios de la compañía.

• Tus socios de agencia: los socios a largo plazo pueden convertirse en miembros; sin embargo, es posible que solo necesiten acceso a un espacio de equipo, no a todo el espacio de trabajo.

• Colaboradores a largo plazo: es posible que quieras invitar a algunos colaboradores y autónomos a convertirse en miembros si trabajan contigo a largo plazo y necesitan acceso a varias áreas diferentes del espacio de trabajo.

• Personal temporal y becarios: dependiendo de tu ámbito de trabajo, el personal temporal y los becarios pueden necesitar hacerse miembros. Puedes borrarlos del espacio de trabajo cuando finalice su contrato.

Es probable que los invitados sean colaboradores externos que no son empleados de tu organización, pero que trabajan contigo en proyectos específicos, a menudo a corto plazo.

Sumarás a los invitados página por página y no tendrán acceso a todo el espacio de trabajo.

Cuando sumas a un invitado a una página, puede ver subpáginas automáticamente. Sin embargo, puedes ajustar la configuración de estas páginas para restringir el acceso si es necesario.

Los invitados no pueden:

• Crear páginas fuera del contenido al que se les invita: solo pueden crear subpáginas anidadas en la página compartida.

• Unirse a espacios de equipo o grupos: no puedes agregar invitados a grupos ni invitarlos a un espacio de equipo.

Entre los invitados a tu espacio de trabajo pueden figurar los siguientes:

• Autónomos y colaboradores: en la mayoría de los casos, no necesitarás agregar autónomos y contratistas como miembros, porque probablemente solo necesitarán acceso a contenido limitado que puedes agregar a una página compartida.

• Clientesde tu agencia: invitar a clientes a tus espacios de trabajo como invitados es una forma conveniente de compartir proyectos y borradores. Puedes crear una página de inicio del portal del cliente que contenga todo lo que necesitarán revisar.

• Un mentor, coach o familiar: si quieres recibir comentarios sobre un documento, como tu plan de desarrollo personal, puedes invitar a un amigo o mentor a ver la página como invitado.

Si quieres compartir una página con un invitado, puedes ir al menú Compartir en la página que quieres compartir.

Haz clic en Invitar, escribe la dirección de correo electrónico de la persona que quieres invitar, elige su nivel de acceso y selecciona Invitar.

El invitado recibirá entonces un correo electrónico con un enlace a la página.

Si quieres ajustar el nivel de acceso de tu invitado, puedes volver al menú Compartir y seleccionar una opción en el menú desplegable.

En la sección Miembros de Configuración y miembros, verás una pestaña para Invitados.

Aquí encontrarás todas las páginas a las que tiene acceso cada invitado. Puedes convertir invitados en miembros y borrarlos del espacio de trabajo aquí.

Tu plan limita el número de invitados que puedes invitar, así que recuerda borrar a los invitados que ya no necesiten acceso.

Los propietarios del espacio pueden ajustar la configuración de las invitaciones en la sección Seguridad de la configuración del espacio de trabajo. Aquí, puedes elegir si los miembros pueden sumar a los invitados directamente, a través de una solicitud de invitado o desactivar invitados completamente.

Si se activan las solicitudes de invitados, los propietarios de espacios de trabajo podrán sumar a invitados directamente, pero todos los demás tendrán que crear una solicitud de invitado y esperar a que la apruebe el propietario de un espacio de trabajo.

Los propietarios del espacio de trabajo pueden habilitar las solicitudes de los invitados para tener más control sobre quién ve el contenido de la empresa y asegurarse de que el espacio de trabajo no supere su límite de invitados.