Weergaven, filters en sorteringen

Wanneer je een nieuwe database maakt, moet je de lay-out van de standaardweergave kiezen. Vervolgens kun je een nieuwe weergave maken door + te selecteren naast je bestaande weergaven. Afhankelijk van de schermgrootte moet je mogelijk de vervolgkeuzelijst naast je huidige weergave openen om Weergave toevoegen te selecteren.

Je kunt anderen ook helpen meer informatie over een bepaalde weergave te krijgen door je weergave een beschrijving te geven. Selecteer hiertoe een weergave → Weergave bewerken. Selecteer ⓘ naast de naam van je weergave en voer vervolgens een beschrijving in. Wanneer je de muisaanwijzer op een weergave plaatst, wordt de beschrijving ervan zichtbaar.

Je kunt de volgorde van je weergaven wijzigen door ze te slepen. Als je veel weergaven hebt, kun je {#} meer... selecteren naast je weergaven om dit te doen.

In de zijbalk worden weergaven getoond als geïntegreerde items in een database met volledige pagina. Je kunt zien dat het weergaven zijn omdat ze een • aan de linkerkant hebben. Klik op een weergave in de zijbalk om er direct naartoe te gaan.

Als je in een bepaalde weergave bent, klik dan op de naam ervan om deze te wijzigen, te dupliceren of te verwijderen, de link ervan te kopiëren of de componenten ervan te bewerken. Je kunt weergavecomponenten ook bewerken door rechtsboven in de database te klikken op •••.

Elke weergave van de database heeft meerdere componenten die je kunt aanpassen:

• Lay-out: geef aan hoe je de database visueel wilt ordenen.

• Eigenschappen: toon of verberg database-eigenschappen voor elke weergave.

• Filters: voeg criteria toe op basis van eigenschapswaarden om gegevens te tonen of te verbergen.

• Sorteren: sorteer op een eigenschap om de volgorde te wijzigen waarin pagina's worden getoond.

• Groeperen: groepeer je gegevens op de waarden in een eigenschap.

Je kunt de content in een database op zes verschillende manieren visualiseren. Hier volgt een overzicht op hoog niveau van elke lay-out:

Lay-out Tabel: dit is de meest traditionele manier om een database te tonen. Hiermee kun je de gegevensset tonen als rijen pagina's, waarbij elke eigenschap wordt vertegenwoordigd door een kolom.

Lay-out Bord: bij deze weergave worden de items gegroepeerd op eigenschap. Gebruik deze bijvoorbeeld als een Kanban-bord om een item door de fasen van een proces te verplaatsen.

Lay-out Tijdlijn: gebruik je database om projecten op een tijdlijn uit te zetten, zodat je kunt visualiseren wanneer deze plaatsvinden en hoelang je denkt dat het zal duren om deze te voltooien.

Lay-out Agenda: toont de items gebaseerd op de eigenschap Datum.

Lay-out Lijst: dit is een simpele verticale lay-out van je items waarmee je ze met één klik als een pagina kunt openen.

Lay-out Galerij: gebruik je database om afbeeldingen te tonen. Je kunt de galerij bewerken om afbeeldingen te tonen in de eigenschap Bestanden en media of content binnen elke pagina.

Binnen elke weergave kun je aangeven hoe databasepagina's moeten worden geopend. Er zijn drie opties beschikbaar:

• Zijweergave: open pagina's aan de rechterkant van de database. De rest van de databaseweergave blijft interactief aan de linkerkant.

• Centrale weergave: open pagina's in een gerichte, gecentreerde modale weergave.

• Volledige pagina: open pagina's direct als volledige pagina.

• Je kunt de instelling per weergave wijzigen door te klikken op ••• rechtsboven in je database en het menu Lay-out te openen.

• Scrol omlaag en wijzig de instelling Pagina's openen in.

Met Notion kun je eenvoudig je database filteren zodat alleen de items worden getoond die aan opgegeven criteria voldoen (bepaalde eigenschappen wel of niet hebben). Deze filters kunnen zo simpel of complex zijn als je maar wilt.

Ga als volgt te werk om de vermeldingen in een databaseweergave te filteren:

• Klik op Filteren boven aan de database.

• Selecteer vervolgens de eigenschap waarop je wilt filteren in de vervolgkeuzelijst die wordt geopend.

• Dit filter wordt boven aan de database getoond. Klik op het filterpictogram om alle filters te tonen en te bewerken die op je database zijn toegepast.

• Voeg nog een filter toe door op het filterpictogram → Filter toevoegen te klikken. Je kunt net zoveel filters gebruiken als je maar wilt.

Je kunt specifiekere databaseweergaven maken en de logische operators and en or combineren door filtergroepen te gebruiken. Deze kunnen tot drie lagen diep worden geïntegreerd. Ga als volgt te werk:

• Klik boven aan de database op het filterpictogram → Filter toevoegen → + Geavanceerd filter toevoegen.

• Er wordt een nieuw menu geopend. Hier kun je de eigenschappen selecteren waarop je wilt filteren en de logische operators and en or van het geavanceerde filter aanpassen.

• In het onderstaande voorbeeld filteren we de tabelweergave van de roadmap zodat alle vermeldingen moeten voldoen aan de criteria die de logische operators and en or beide bevatten.

Je kunt de database zo sorteren dat items worden getoond op basis van eigenschappen die in oplopende of aflopende volgorde worden weergegeven.

Je kunt ze bijvoorbeeld ordenen op prioriteit, op laatst bewerkt of alfabetisch.

• Klik op ⇅ boven aan de database.

• Selecteer de eigenschap waarop je wilt sorteren in de vervolgkeuzelijst die wordt geopend.

• Deze sortering wordt boven aan de database getoond. Klik erop om deze te bewerken.

• Je kunt net zoveel sorteringen toevoegen als je maar wilt of sorteringen verwijderen door rechts ervan op X te klikken.

• Wijzig de volgorde waarop meerdere sorteringen worden toegepast door deze omhoog of omlaag te slepen met ⋮⋮.

Als je een grote database hebt, is het waarschijnlijk lastig om te blijven schakelen tussen eigenschappen om gegevens te vergelijken.

In plaats daarvan kun je één kolom vastzetten zodat deze aan de linkerkant zichtbaar blijft, ongeacht waar je scrolt in de database.

• Als je een kolom wilt vastzetten, klik je op de naam van die kolom en vervolgens op Vastzetten tot kolom.

• Als je een kolom weer wilt losmaken, klik je op de naam van de kolom en vervolgens op Kolommen losmaken.