Database-eigenschappen

Databaseknoppen automatiseren je workflows, zodat je minder tijd kwijt bent aan het handmatig bijwerken van je database. Je kunt bijvoorbeeld een knop gebruiken om een document goed te keuren of een dagelijkse taak als voltooid te markeren. Je kunt knoppen als een eigenschap aan je database toevoegen. Als dan op een knop wordt geklikt, worden acties uitgevoerd op de databasepagina zodat je dat niet zelf hoeft te doen.

Je kunt als volgt een database-eigenschap toevoegen:

• Selecteer ••• rechtsboven in de database → Eigenschappen → Nieuwe eigenschap → Knop.

• Voeg een label voor je knop toe, zoals Goedkeuren of Voltooien.

• Voeg een actie toe voor de knop. Dit is de actie die moet worden uitgevoerd wanneer op de knop wordt geklikt. Met één knop kunnen meerdere acties worden uitgevoerd. Je kunt kiezen uit:

  • Pagina toevoegen aan…: hiermee wordt een pagina toegevoegd aan een database naar keuze.

  • Pagina's bewerken in…: hiermee worden eigenschappen voor pagina's in een database naar keuze bewerkt.

  • Bevestiging tonen...: hiermee wordt een melding getoond aan de persoon die de knop heeft geselecteerd voordat verdere actie wordt ondernomen. Je kunt dit koppelen aan een andere actie, zodat voorzichtiger wordt omgegaan met bewerkingen in je database.

  • Pagina openen: hiermee wordt een pagina uit een database naar keuze geopend. Je kunt ook bepalen hoe de pagina op het scherm wordt geopend.

Als je de eigenschappen van een database wilt beheren, selecteer je ••• rechtsboven → Eigenschappen. Vervolgens kun je:

• Een nieuwe eigenschap toevoegen: selecteer Nieuwe eigenschap, selecteer een eigenschapstype en geef de eigenschap een naam.

• Een eigenschap verbergen: selecteer het oogpictogram naast een eigenschap die je niet in je database wilt tonen.

• Een eigenschap bewerken: selecteer ⋮⋮. Je kunt de eigenschap hernoemen, verbergen, wel of niet in weergave inpakken, dupliceren of verwijderen.

• Eigenschappen herschikken: sleep ⋮⋮ om de eigenschappen in een andere volgorde te zetten.

Alle gegevens die in een eigenschap worden opgenomen, worden een waarde genoemd. De manier waarop je waarden bewerkt verschilt per type eigenschap. Enkele voorbeelden:

• Bij de eigenschappen Selecteren en Meerdere selecteren word je verzocht tags toe te voegen door te typen wat je wilt en na elke tag op Enter te drukken. Kleuren worden willekeurig toegewezen.

  • Je kunt net zoveel unieke tags aan deze menu's toevoegen als je maar wilt.

  • Bewerk of verwijder namen en kleuren van tags door te klikken op het eigenschapsveld (de tabelcel) en vervolgens op ••• dat rechts wordt getoond wanneer je met de muis over een eigenschap beweegt.

  • Wijzig de volgorde van tags door het pictogram ⋮⋮ aan de linkerkant ervan te slepen.

• Als je op de eigenschap Datum klikt om gegevens toe te voegen, wordt onze datumkiezer geopend en kun je de relevante dag voor het database-item selecteren, bijvoorbeeld een gebeurtenisdatum of een deadline.

  • Klik op Herinneren om in deze eigenschap een herinnering in te stellen zodat je op de aangegeven datum en tijd wordt gewaarschuwd.

  • Schakel Einddatum in om een datumbereik in deze eigenschap te definiëren.

  • Schakel Tijd opnemen in om een exacte tijd te kiezen, niet alleen een dag.

  • Klik op Datumnotatie en tijdzone om deze instellingen te wijzigen.

  • Klik op Wissen om een waarde in de datumeigenschap te verwijderen.

• Als je bij de eigenschap Bestanden en media in het getoonde veld klikt, word je verzocht een bestand te uploaden of een link te plakken om een bestand in te sluiten.

  • Je kunt ook een bestand van je computer naar de eigenschap slepen om het te uploaden.

  • Je kunt meerdere bestanden tegelijk aan een veld toevoegen.

  • Klik op ••• rechts van geüploade bestanden. Je kunt deze dan Verwijderen, Downloaden, in Volledig scherm tonen of Origineel weergeven.

  • Gebruik ⋮⋮ links van geüploade bestanden om deze te slepen en opnieuw te ordenen.

• Met de eigenschap Persoon kun je andere leden of gasten in je workspace taggen.

  • Typ hun namen en druk na elke naam op Enter.

  • Als je iemand wilt verwijderen die is getagd, klik daar dan op en klik vervolgens op X naast de naam van die persoon.

• Voor de volgende eigenschappen worden automatisch waarden getoond: Gemaakt op/om, Gemaakt door, Laatst bewerkt op/om, Laatst bewerkt door.

• Je kunt waarden typen of plakken voor de eigenschappen URL, E-mail, Telefoon en Getal, net als bij de eigenschap Tekst.

• Voor het bewerken van waarden voor de eigenschappen Relatie en Rollup zijn meerdere stappen nodig.