Compartir y asignar permisos

Hay varias maneras de compartir las páginas y bases de datos que crees en Notion, tanto con personas de tu espacio de trabajo como externas. A continuación te mostraremos a grandes rasgos de qué formas se puede compartir.

Selecciona Compartir en la parte superior de una página para abrir el menú Compartir. Aquí puedes:

• Invitar a alguien a la página.

• Comprobar y cambiar quién tiene acceso a la página y con qué nivel de permisos cuenta.

• Copiar el enlace de la página para compartirlo con otras personas.

Es posible que en tu espacio de trabajo haya otros miembros como compañeros de equipo, amigos u otras personas con quienes quieres trabajar en páginas. Existen varias formas de compartir páginas de Notion con todos los miembros de tu espacio de trabajo:

• Coloca el cursor sobre el nombre de un espacio de equipo predeterminado en tu barra lateral y crea una nueva página dentro de este espacio de equipo haciendo clic en el símbolo + que aparece.

• En tu barra lateral, arrastra una página a un espacio de equipo predeterminado.

• Selecciona ••• en la parte superior de una página y en el desplegable en la parte inferior del menú, selecciona a Todos en {tu espacio de trabajo}.

Los espacios de equipo son un área específica para cada equipo dentro de tu organización o empresa. Cada espacio de equipo tiene sus propios niveles de permiso y miembros, que los propietarios del espacio pueden personalizar. Descubre más sobre agregar miembros y asignar permisos en espacios de equipo →

Existen dos maneras de compartir páginas de Notion con un espacio de equipo del que formas parte:

• Coloca el cursor sobre el nombre de un espacio de equipo predeterminado en tu barra lateral y crea una nueva página dentro de este espacio de equipo haciendo clic en el símbolo + que aparece.

• En tu barra lateral, arrastra una página dentro de un espacio de equipo.

En ciertas ocasiones, quizá quieras compartir una página solo con algunos miembros de tu espacio de trabajo; por ejemplo, para compartir un documento para una reunión individual con tu manager o notas para el equipo de un proyecto pequeño. Para compartir una página con personas especificas:

1. Selecciona Compartir en la parte de superior de una página.

2. Busca y selecciona los nombres de los miembros de tu espacio de trabajo con quienes quieres compartir la página.

3. Abre el menú desplegable al lado de los nombres de las personas que estás invitando y después, selecciona un nivel de permiso.

4. Selecciona Invitar.

Las páginas compartidas con algunos miembros del espacio de trabajo aparecerán en la sección Compartido de tu barra lateral. Descubre más sobre las secciones de la barra lateral aquí →

Para personas con quienes trabajas mucho, puedes crear tu propio grupo con el que puedes compartir páginas de Notion. Así no tendrás que invitarlas por separado. Descubre más sobre grupos y permisos para grupos aquí →

Para compartir una página con grupos, sigue estos pasos:

1. Selecciona Compartir en la parte de superior de una página.

2. Busca y selecciona los nombres de los grupos con quienes compartir la página.

3. Abre el menú desplegable al lado de los nombres de los grupos que estás invitando y después, selecciona un nivel de permiso.

4. Selecciona Invitar.

Puedes invitar a personas que no forman parte de tu espacio de trabajo para que tengan acceso a determinadas páginas de Notion como invitados. Esto resulta útil si quieres compartir una página de Notion con un contratista o con un cliente con el que estás trabajando. Descubre más sobre los invitados aquí →

Para compartir una página con un invitado

1. Selecciona Compartir en la parte superior de la página.

2. Introduce la dirección de correo electrónico de los invitados que quieras agregar.

3. Selecciona un nivel de acceso para el invitado desde el menú desplegable y selecciona Invitar.

4. Selecciona Omitir por ahora para asegurarte de agregarlos como invitados y no como miembros.

5. Tu invitado recibirá un correo electrónico con un enlace a la página.

6. Si todavía no usan Notion, podrán registrarse para acceder a la página.

Puedes convertir con facilidad tu página de Notion en un sitio web increíble con Notion Sites. Descubre más sobre cómo compartir tu página en la web aquí →

¿Ves a otras personas en una página que no querías compartir? ¿Quieres hacer que una página sea privada? Existan varias maneras de dejar de compartir tus páginas con otras personas:

• Dentro de tu barra lateral, arrastra una página a la sección Privado para que solo tú puedas verla.

• Selecciona Compartir en la parte superior de la página y desactiva el acceso para todos en tu espacio de trabajo, para particulares, grupos o el público en general. También puedes seleccionar Borrar en el menú desplegable junto a cualquiera de estos.

• Si quieres borrar a invitados de algunas páginas, ve a Configuración y miembros→Personas o Miembros (según el plan que tengas) → Invitados. Marca la casilla junto a los invitados que quieras eliminar del espacio de trabajo y selecciona Eliminar del espacio de trabajo.

Para cada persona, grupo o espacio de equipo con quien compartes una página, puedes asignar un distinto nivel de permiso. Así podrás mantener la privacidad de tu información privada y ejercer un control máximo y preciso sobre tu trabajo.

Estos son los distintos niveles de permiso en Notion:

• Acceso completo: las personas con acceso completo a una página pueden editar cualquier contenido que contenga y compartirla con quien quieran.

• Puede editar: selecciona este nivel de acceso para personas y grupos que deben poder editar el contenido de la página, pero no compartir la página con otras personas.

• Puede editar contenido: este nivel de permiso solo está disponible en páginas de base de datos. Las personas con este nivel de acceso pueden crear y editar páginas dentro de la base de datos y editar valores de propiedad para dichas páginas. Sin embargo, no pueden cambiar la estructura de la base de datos ni sus propiedades, vistas, órdenes o filtros. Descubre más sobre bases de datos aquí →

• Puede comentar: selecciona este nivel de acceso para personas y grupos que solo deben poder comentar en una página. No podrán editar ni compartir el contenido.

• Puede ver: las personas con este nivel de acceso pueden leer el contenido de la página, pero no comentarlo ni compartirlo.

Las personas pueden realizar distintas acciones en un espacio de trabajo, dependiendo de su papel en el mismo. Para más información, lee este artículo →

Para cambiar el nivel de permiso de una persona para un página específica:

1. Selecciona Compartir en la parte superior de la página.

2. Abre el desplegable junto al nombre de una persona, grupo o espacio de equipo con el que se compartió la página.

3. Selecciona un nivel de permiso.

Si creas una subpágina dentro de una página, esta subpágina tomará los permisos de su página principal. Si no quieres que esto ocurra; por ejemplo, cuando compartiste una página con diez personas pero solo quieres que dos de ellas vean la subpágina, tendrás que actualizar los niveles de permiso dentro de la subpágina.

Los propietarios del espacio de equipo pueden configurar los permisos predeterminados para contenido en su espacio de trabajo. Esto será el caso para cada nueva página creada en el espacio de equipo, y si quieres modificarlos, tendrás que hacer los cambios a nivel de página.

Notion respeta el nivel más amplio de acceso otorgado a un usuario. Supongamos que le diste a alguien el nivel de permiso Puede ver y luego optas por brindarle a toda la organización Acceso completo a esta página. Como esta persona forma parte de tu organización, también se le otorga Acceso completo y se anulará el nivel de permiso específico que le habías otorgado antes.

Además, al mover una página compartida a la sección Privado de tu barra lateral, anularás todas los permisos existentes para esta página. De inmediato, todas las personas que antes tenían acceso a tu página, dejarán de poder verla en el momento que la conviertas en una página Privada. Ten en cuenta que esta anulación de permisos solo se realizará para la página principal; los permisos otorgados para las subpáginas no se modificarán.

Si por su configuración, una página es accesible para cualquier persona que tenga un enlace, hay que tener en cuenta que incluso quienes no tengan el enlace directo pueden llegar a tener acceso a esta página si:

• La página se menciona o vincula desde otra página compartida de forma más amplia.

• La página usa una relación bidireccional que vincula otra página compartida de forma más amplia.

• La página está anidada dentro de otra página que fue compartida más ampliamente.

Puedes saber quién más tiene acceso a una página porque sus fotos de perfil se pueden ver en la barra de la parte superior de la página.

• Si una persona no está mirando la página en ese momento, su avatar aparece opaco.

• Si la persona está en la página en ese momento, el avatar se muestra como siempre.

• Al pasar el cursor sobre un avatar, verás el nombre y el correo electrónico de esa persona, además de la hora a la que estuvo por última vez en la página.

• Al hacer clic en un avatar activo, irás a la parte de la página que la persona en cuestión está leyendo o en la que está escribiendo.

• Si hay varias personas colaborando en la misma página al mismo tiempo, verás que sus avatares se mueven junto a los bloques que cada una está mirando o editando.

• Haz clic en ••• en la esquina superior derecha de cualquier página y desplázate a la parte inferior del menú emergente. Verás quién editó la página por última vez y cuándo.

Si abres una página a la que no tienes acceso, puedes seleccionar Sin acceso en la página para enviar una solicitud. Esto notificará a los creadores o editores de la página, quienes pueden optar por aceptar o rechazar tu solicitud de acceso.

Si tienes acceso de vista o comentario a una página y quieres acceso de edición:

1. Abre la página y selecciona Compartir.

2. En la pestaña Compartir, verás qué nivel de permisos tienes actualmente. Abre el menú desplegable junto a esta información.

3. Selecciona Solicitar acceso de edición.

Esta solicitud irá al creador de la página, quien puede aceptarla o ignorarla. Se te notificará una vez que se acepte tu solicitud: intenta actualizar la página si no puedes editarla.

Si eres propietario de un espacio de trabajo con plan Enterprise, puedes controlar cómo y en qué medida se comparten contenidos mediante configuraciones de seguridad adicionales. Descubre más sobre estas funciones aquí →

Para ver esta configuración, ve a Configuración y miembros en tu barra lateral y, a continuación, selecciona Seguridad y datos.