Introduktion till databaser

Tre saker skiljer Notion-databaser från kalkylblad och databaser som du kan skapa med annan programvara:

1. Alla objekt är en egen sida: Alla objekt som du lägger in i dina databaser är en Notion-sida. Öppna ett databasobjekt om du vill lägga till mer information, till exempel text, bilder och annat, precis som du skulle göra med vilken annan Notion-sida som helst!

2. Anpassningsbara egenskaper: Lägg till egenskaper för att kontextualisera, etikettera och förbättra databasobjekt med saker som datum, status och länkar. Läs mer om databasegenskaper här →

3. Flera layouter som du kan växla mellan: Dina data sitter inte fast i en tabell. Du kan visa exakt samma databas som en översikt, en lista, en kalender, ett galleri eller en tidslinje – beroende på vad som gör informationen mest användbar. Läs mer om vyer, filter och sorteringar här →

Alla helsidedatabaser innehåller samma menyer och alternativ. Här är en snabb genomgång.

1. Vyer: Redigera och växla mellan alla olika vyer i din databas. Beroende på skärmstorlek kan du behöva öppna listrutan bredvid din nuvarande vy för att se de andra vyerna.

2. Lägg till en ny vy: Lägg till en ny vy i databasen, med en egen layout, filter och sorteringar. Beroende på skärmstorlek kan du behöva öppna listrutan bredvid din nuvarande vy och välja Lägg till vy.

3. Filtreringsmeny: Tillämpa filter baserat på egenskapsvärden. När du tillämpar ett filter på en databas kan bara du se det till att börja med, men du kan spara filter till vyn så att hela teamet kan se det om du föredrar det!

4. Sorteringsmeny: Sortera dina data efter en egenskap. Precis som filter är sorteringar endast synliga för dig som standard, men du kan även göra så att hela teamet kan se dem.

5. Databassökning: Ange vilket ord som helst, till exempel namnet på ett databasobjekt eller i en egenskap, så visar databasen bara objekt som matchar sökfrågan.

6. •••-menyn: Den här menyn hittar du längst upp till höger i databasen. Du kan använda den för att redigera vylayouten, grupperingar, egenskaper med mera.

7. Skapa en ny databassida: Klicka här för att lägga till en ny sida i databasen. Beroende på skärmstorlek kan detta visas som + eller Ny. Öppna listrutan bredvid den här knappen för att komma åt och redigera databasmallar som du har konfigurerat.

Du kan skapa en databas i Notion på flera olika sätt:

• Skapa en ny sida i arbetsytan och skapa sedan en tabell, en översikt, en lista, en tidslinje, en kalender eller ett galleri i den.

• Skapa en databassida i en befintlig sida genom att skriva / följt av databaslayouten som du vill använda (tabell, översikt etc.). Välj helsideversionen eller den inbyggda versionen.

När du skapar en databas kan du börja från början eller hämta data från en annan del av arbetsytan.

Vi föreslår att du väljer en befintlig datakälla om du vill använda samma egenskaper som en annan databas, eller en befintlig vy som finns någon annanstans i arbetsytan. Sök efter en befintlig databas och välj sedan den som du vill använda.

Vi föreslår att du skapar en ny datakälla om information som du lägger till i databasen är helt ny och den inte redan finns någon annanstans i arbetsytan, eller om du vill hålla den åtskild från annan data. Om du vill skapa en ny databas klickar du på Ny tabell, Ny lista etc. (beroende på vilken typ av vy du vill skapa) i menyn som visas.

Helsidedatabaser

• Helsidedatabaser visas precis som alla andra sidor i sidofältet.

• Du kan låsa en helsidedatabas så att andra personer inte kan ändra egenskaper och värdealternativ genom att välja ••• längst upp i databasen → Lås databas.

• Om du vill göra om en helsidedatabas till en inbyggd databas drar du databasen till en annan sida i sidofältet, vilket gör om den till en undersida. Sedan navigerar du till sidan och väljer ⋮⋮ → Omvandla till inbyggd.

Inbyggda databaser

• Kontroller och menyer för inbyggda databaser är dolda tills du håller muspekaren över dem.

• Du kan utöka en inbyggd databas till en helsidedatabas genom att välja ⤢ längst upp.

• Du kan göra om en inbyggd databas till en helsidedatabas genom att klicka på ⋮⋮ och dra den till sidofältet som en sida på den översta nivån.

• Du kan radera, kopiera, flytta eller kopiera länken till din inbyggda databas genom att välja ⋮⋮ som visas när du håller muspekaren över den.

• I sidofältet visas den inbyggd databasen som en undersida till sidan som den finns på.

Du kan skapa en kopia av en databas. Så här gör du:

• Håll muspekaren över databasen och välj ⋮⋮.

• Välj Kopiera. Du kan välja att Kopiera med innehåll eller, om du vill använda samma databaskonfiguration för att organisera andra sidor, Kopiera utan innehåll.

Alla objekt i databasen, oavsett om det rör sig om en rad i en tabell eller ett kort i en översikt eller kalender, är en egen Notion-sida som du kan skapa, formatera och kapsla in innehåll i, precis som vilken annan sida som helst.

Så här öppnar du databasobjekt som sidor:

• I tabeller håller du muspekaren över den första kolumnen och klickar på knappen ÖPPNA som visas.

• Klicka på objektets rubrik i listan.

• Klicka var som helst på kortet i översikter, kalendrar och gallerier.

• Sidorna öppnas alltid i förhandsvisningsläget. Klicka på Öppna som sida längst upp till vänster för att visa i helsideläge.

• På den här sidan ser du alla databasegenskaper längst upp. Varje rad är en egenskap med ett namn, en typ och ett värde. Klicka på värdet för att redigera det.

  • Klicka på ⋮⋮ som visas till vänster om varje egenskap när du håller muspekaren över dem för att: dra dem uppåt eller nedåt, ändra egenskapstyp, byta namn på dem, kopiera eller radera dem.

• Under egenskaperna finns fritt sidoutrymme där du kan lägga till vilken typ av innehållsblock som helst, inklusive undersidor eller inbyggda databaser.

• Eftersom databasobjekt är sidor omvandlas alla andra typer av innehåll som du drar in i en databas (till exempel punktlistor eller att-göra-objekt) automatiskt till sidor.

Den övre delen av en sida i en Notion-databas kan innehålla flera olika saker:

1. Egenskaper tillhandahåller data om sidan du tittar på, till exempel projektägare, förfallodatum, taggar och mer.

2. Kommentarer används för konversationer mellan dig och dina teammedlemmar. Du kan använda dem för att tagga varandra, ställa frågor, ge feedback och mycket annat. 

3. Bakåtlänkar visar alla sidor som länkar till den nuvarande sidan, så att du enkelt kan navigera mellan dem.

Precis som gäller för allt annat i Notion kan du anpassa utseendet och känslan för dessa komponenter. Så här kommer du åt de här alternativen:

• Klicka på ••• längst upp till höger på en Notion-sida i en databas och välj Anpassa sida.

• Det här fönstret visas:

För egenskaper kan du använda den här menyn för att välja vilka egenskapsfält du vill visa längst upp på sidan och hur. Du kan välja följande för var och en:

• Visa alltid: Ingenting ändras och du fortsätter att se egenskapsfältet.

• Dölj vid tomt:  Egenskapsfältet visas inte längst upp på sidan om det inte innehåller några värden.

• Dölj alltid: Egenskapsfältet visas inte längst upp på sidan.

Du kan även komma åt menyn Anpassa sida genom att klicka på ⋮⋮-ikonen bredvid en egenskap i listan längst upp på databassidan. Du kan även klicka och dra ikonen ⋮⋮ upp eller ned för att ändra visningsordningen för egenskaperna på sidan.

Du kan välja följande för bakåtlänkar:

• Expanderad: Se en lista över alla sidor som länkar till den nuvarande sidan.

• Visa i popover: Om du inte vill se alla sidor kan du välja att endast visa antalet bakåtlänkar. Klicka för att öppna ett popup-fönster som visar alla sidor.

• Av: Dölj alla bakåtlänkar helt och hållet.

Du kan välja att visa följande för kommentarer:

• Expanderad: Visa hela konversationen längst upp på sidan.

• Av: Dölj kommentarer på sidan för att få en minimalistisk vy.

När du använder en databas i en delad arbetsyta har Notion funktioner som förhindrar oavsiktliga ändringar som kan påverka andra teammedlemmar.

Klicka på Dela längst upp i en databas för att se och hantera alla användares behörighetsnivåer. Läs mer om delning och behörigheter här →

Behörighetsnivån Kan redigera innehåll finns endast på databassidor och gör det möjligt för användare att:

• Skapa, redigera och radera sidor i databasen.

• Redigera egenskapsvärden för sidorna.

Användare med behörigheten Kan redigera innehåll i en databas kan inte:

• Lägga till, redigera eller ta bort databasens egenskaper eller vyer.

• Byta filter eller sorteringar.

• Låsa eller låsa upp databasen.

Du hittar det här alternativet i •••-menyn längst upp till höger i Notion-fönstret. Aktivera det för att förhindra att någon ändrar egenskaper och vyer i databasen. Andra användare kommer fortfarande att kunna redigera data i databasen.

Observera att alla med redigeringsåtkomst kan aktivera eller inaktivera det här låset när som helst. Skyddar mot oavsiktliga ändringar i databaser som du vill att många personer ska kunna ändra strukturellt.