Die ultimative Anleitung zu Notion-Vorlagen

Die Vorlagengalerie von Notion ist die Anlaufstelle für alle Notion-Vorlagen, die von und für die Community erstellt werden. Egal, ob du nach einem Gewohnheits-Tracker, einer Einkaufsliste für den Privatgebrauch oder aber nach einer Team-Wissensdatenbank oder einem Redaktionskalender für dein Unternehmen suchst – in unserer Vorlagengalerie wirst du fündig.

In dieser Anleitung befassen wir uns eingehender mit Vorlagen. Wir erläutern, wie du Vorlagen findest und verwendest, um deine Workflows zu verbessern, und wie du eigene Vorlagen erstellen kannst.

Eine Vorlage ist eine vordefinierte Notion-Seite, die du zu deinem Workspace hinzufügen kannst. Anstatt zu versuchen, eine einfache Seite oder einen komplexen Workflow neu zu erstellen, fügst du einfach eine Notion-Vorlage zu deinem Workspace hinzu und kannst direkt loslegen. Eine Vorlage kann alles sein – von einer Team-Wissensdatenbank bis hin zu einem persönlichen Trainings-Tracker.

Die Vorlagengalerie von Notion ist die zentrale Anlaufstelle, um die passenden Vorlagen für deine Anforderungen zu finden. Sie umfasst über 250 durchsuchbare Kategorien und Creator-Profile, sodass es einfacher denn je ist, eine Vorlage für deinen spezifischen Anwendungsfall zu finden.

Um eine Vorlage zu finden, rufst du zunächst notion.so/templates auf. Die Startseite der Vorlagengalerie ist in die folgenden Hauptabschnitte untergliedert:

• Suchleiste: Suche nach Stichwort, Team, Kategorie, Creator oder anderen Kriterien, um die perfekte Vorlage für deine Anforderungen zu finden. Gib einfach einen relevanten Begriff oder eine Formulierung ein, um Vorlagen, Kategorien und Creators zu finden, die deinem Suchbegriff entsprechen.

• Kategorien: Stöbere durch verschiedene Kategorien und Unterkategorien, um verschiedene Anwendungsfälle zu entdecken. Wenn du auf Kategorien klickst, werden dir spezifischere Kategorien und Anwendungsfälle angezeigt, mit denen du die Auswahl leichter eingrenzen kannst.

• Beliebte Vorlagen: Sieh dir die in der Notion-Community am häufigsten verwendeten Vorlagen der letzten Woche für die berufliche, schulische bzw. akademische sowie persönliche Nutzung an.

• Top-Kategorien: Sieh dir die am häufigsten verwendeten Kategorien und Unterkategorien der letzten Woche an.

• Vorlagensammlungen: Hier findest vordefinierte Vorlagensammlungen zu einem bestimmten Thema oder Workflow. Verwende so viele Vorlagen, wie du möchtest, um deinen neuen Workflow zu erstellen.

• Vorgestellte Creators: Lerne unsere besten Vorlagen-Creators kennen, von Vordenkerinnen und Vordenkern über Kreativprofis bis hin zu führenden Unternehmen.

Klicke in der Notion-Seitenleiste auf Vorlagen, um loszulegen. Daraufhin wird die Vorlagengalerie in einem neuen Fenster geöffnet. Wähle dort über das Dropdown-Menü oben links die gewünschte Kategorie aus, um in der Seitenleiste beliebte Unterkategorien anzuzeigen.

Alternativ kannst die Suchfunktion oben links verwenden, um eine bestimmte Vorlage zu finden, die deinen Anforderungen entspricht.

Sobald du die Vorlage(n) entdeckt hast, die du verwenden möchtest, klickst du auf den Button Fang mit dieser Vorlage an. Wenn du bereits bei Notion angemeldet bist, wird die Vorlage automatisch zu deinem Workspace hinzugefügt und in der Seitenleiste im Abschnitt „Privat“ aufgeführt. Wenn du nicht angemeldet bist oder noch kein Notion-Konto besitzt, wirst du aufgefordert, dich anzumelden bzw. ein Konto zu erstellen.

Du kannst außerdem verschiedene Vorlagen ausprobieren, bevor du dich für eine entscheidest und sie zu deinem Workspace hinzufügst. Klicke dazu auf Vorlage anzeigen, um einen Blick auf die Vorlage zu werfen und durch ihre Abschnitte und Funktionen zu klicken.

Sobald du deinem Workspace eine Vorlage hinzugefügt hast, stehen dir unzählige Optionen zur Auswahl, die du nach Bedarf ändern, bearbeiten oder aktualisieren kannst. Vorlagen sind nur ein Ausgangspunkt, um dir bei der Erstellung deines idealen Workspaces zu helfen.

Im Folgenden findest du einige Beispiele für Aktualisierungen und Änderungen, die du nach dem Duplizieren einer Vorlage vornehmen kannst:

• Seiten: Aktualisiere das Foto für das Cover der Seite, füge ein Icon hinzu bzw. ändere es und gib einen neuen Seitentitel ein.

• Text: Füge Formatierungen hinzu, z. B. Fettdruck, Kursivschrift, Textfarbe und Hintergrundfarbe. Ändere die Überschriftebenen, füge Aufzählungen oder nummerierte Listen hinzu und verschiebe Abschnitte.

• Blöcke: Füge Blöcke wie Hervorhebungen, aufklappbare Listen oder Tabellen hinzu. Entferne Blöcke, die du nicht benötigst, um deinen Workspace übersichtlicher zu gestalten oder Platz für zusätzliche Blöcke zu schaffen.

• Datenbanken: Du kannst die Namen, Typen und Icons für Eigenschaften ändern und nach Bedarf Eigenschaften hinzufügen oder entfernen, wenn sie nicht deinen Anforderungen entsprechen. Füge neue Datenbankansichten hinzu, z. B. Boards, Listen, Kalender, Zeitleisten oder Galerien.

Jede öffentlich freigegebene Seite in Notion, die sich duplizieren lässt, kann als Vorlage fungieren. Dadurch kann die gesamte Notion-Community ihre bevorzugten Workflows einfach per Klick mit anderen Notion-Benutzer/-innen teilen.

Wenn du eine bestimmte Vorlage oder einen bestimmten Workflow hast, die oder den du mit der Community teilen möchtest, empfehlen wir dir, eine Vorlage zu erstellen und einzureichen.

Bevor du loslegst, solltest du dich noch mit einigen wichtigen Aspekten vertraut machen, die beim Erstellen einer Vorlage zu beachten sind:

Gute Vorlagen sind nützlich.Vorlagen sind Instrumente, mit denen sich klar definierte Probleme lösen oder bestimmte Bedürfnisse erfüllen lassen. Es gibt sowohl eine eindeutige Zielgruppe für deine Vorlage als auch ein klar definiertes zu lösendes Problem – und deine Vorlage löst dieses Problem.

Gute Vorlagen sind differenziert.Notion ist flexibler als ein typisches Word-Dokument. Differenzierte Vorlagen beinhalten einen oder mehrere der zentralen Produkttypen von Notion (Dokumente, Projekte und Wikis) und unterscheiden sich optisch deutlich von einem einfachen Word-Dokument.

Gute Vorlagen sind skalierbar.Wenn deine Vorlage für die Verwendung im Team gedacht ist, sollte sie für mehr als nur eine Person ausgelegt sein. Um die Skalierbarkeit sicherzustellen, solltest du einige wichtige Punkte beachten:

• Wenn deine Vorlage für die Zusammenarbeit vorgesehen ist, wie gestaltet sich dann die Nutzung, wenn 10 Personen hinzukommen? Und wie sieht es bei 50 oder 100 Personen aus?

• Wie würde es sich auf die Gestaltung der Vorlage auswirken, wenn Inhalte der letzten zwei Monate hinzufügen würdest?

• Wenn du Notion bereits für viele unterschiedliche Zwecke nutzt, passt diese Vorlage dann auch noch dazu?

Gute Vorlagen erfüllen grundlegende Anforderungen.Sie sind unverfänglich formuliert, orthografisch korrekt und sinnvoll strukturiert.

Klicke hier, um mehr über die Richtlinien und Bedingungen der Vorlagengalerie zu erfahren.

Du kannst jede Notion-Seite in eine Vorlage verwandeln. Klicke dazu einfach oben rechts auf Teilen, wechsle zum Tab „Veröffentlichen“ und klicke auf Im Web teilen. Stelle sicher, dass die Option „Duplizieren als Vorlage zulassen“ aktiviert ist. Verwende zum Teilen die öffentliche URL oder klicke auf der Tab „Veröffentlichen“ auf den Button Link kopieren.

Um eine Vorlage für unsere Galerie einzureichen, rufst du notion.so/templates auf und klickst oben rechts auf Vorlage einreichen. Alternativ kannst du auch notion.so/submit-a-template aufrufen. Fülle das Formular aus und gib dort den öffentlichen Link, den Namen, die Beschreibung und die Kategorie der Vorlage an, um deine Vorlage mit der Notion-Community zu teilen. Du kannst eine unbegrenzte Anzahl von Vorlagen einzureichen, jedoch immer nur eine auf einmal.