Erste Schritte mit Notion Calendar

Die meisten Kalender-Apps sind eigenständige Tools, die nicht unbedingt dort verfügbar sind, wo du auch arbeitest und dein Wissen speicherst.

Notion Calendar ist so gestaltet, dass du alle deine Termine direkt neben deiner Arbeit verwalten kannst.

Deine Aufgaben, Projekte, Notizen und Wissensdatenbanken leben bereits in Notion – und nun kommt auch die Zeitplanung hinzu.

Anstatt manuell Blöcke, Aufgaben und Arbeitselemente aus Notion zu deinem Kalender hinzuzufügen, kannst du jetzt einfach eine Datenbank verbinden oder eine Notion-Seite mit einem Ereignis verlinken.

Notion Calendar lässt sich auch mit Google Kalender synchronisieren. So kannst du deine persönlichen und beruflichen Kalender in einer App zusammenführen und verbringst weniger Zeit mit dem Abgleichen von Terminen.

Du behältst den vollen Überblick über deine Tage und Wochen. So kann dir kein wichtiger Termin mehr entgehen.

Diese Anleitung enthält nützliche Tipps und Tricks und erleichtert dir die ersten Schritte mit Notion Calendar.

In nur fünf Schritten kannst du mit dem Notion Calendar loslegen.

1. Desktop-App herunterladen – Notion Calendar ist von der Notion-App getrennt. Lade daher bitte die Notion Calendar-App für Mac oder Windows herunter.

2. Ereignisbenachrichtigungen aktivieren – Durch die Aktivierung der Benachrichtigungen erhältst du hilfreiche Erinnerungen zu anstehenden Ereignissen. In der Menüleiste der Desktopversion wird dazu sogar ein Countdown angezeigt.

3. Kalenderkonten verbinden – Wenn du alle deine Google-Konten verbindest, erscheinen alle Ereignisse aus diesen Kalendern in deinem Notion Calendar. Du kannst Kalender auch ausblenden – ganz nach Bedarf.

4. Mit Notion-Workspace verknüpfen – Befolge diese Schritte, um Notion Calendar mit deinem Workspace zu verknüpfen.

5. Notion-Datenbanken hinzufügen – Wenn du deine Workspaces mit Notion Calendar verknüpft hast, kannst du Notion-Datenbanken zu deinem Calendar hinzufügen. Elemente verknüpfter Datenbanken, die mit einem Datum und einer Uhrzeit versehen sind, erscheinen dann in deinem Notion-Calendar.

Bislang hast du deine Termine wahrscheinlich in einer separaten Kalender-App verwaltet, in der du mit mehreren Kalendern arbeiten musst. Wenn du Notion bereits für die Aufgaben- und Wissensverwaltung nutzt, kannst du nun mit Notion Calendar deine Ereignisse nahtlos mit kontextbezogenen Informationen verknüpfen.

Sobald du alle deine Kalender und Datenbanken verbunden hast, kannst du Meetings planen, Ereignisse hinzufügen, die mit deinen Notion-Datenbanken verbunden sind, sowie Notion-Seiten mit Ereignissen verknüpfen. So bleibt dir mehr Zeit für die wichtigen Dinge.

Lade, um mit Notion Calendar durchzustarten, einfach die App herunter, installiere sie und melde dich bei Google an.

Mit Notion Calendar kannst du:

• Alle beruflichen und persönlichen Termine an einer zentralen Stelle sehen – Arbeits- und Privatleben sind miteinander verflochten. Wieso dann nicht auch deine Kalender? Zeige alle deine Kalender in deinem Notion-Kalender an, ohne zu einem anderen Tool wechseln zu müssen. Klicke zum Verbinden von Kalendern auf + Kalenderkonto hinzufügen und wähle alle deine Kalender aus.

• Persönliche Ereignisse im Kalender blockieren – Aktiviere die Ereignisblockierung, indem du in der Seitenleiste auf deinen persönlichen Kalender klickst. Dadurch werden in deinem Arbeitskalender für alle persönlichen Ereignisse Blockierungen erstellt und dein Status wird als „Beschäftigt“ angezeigt.

• Notion-Datenbanken verbinden, sodass Ereignisse in deinem Zeitplan angezeigt werden – Normalerweise müsstest du Ereignisse aus einer Notion-Datenbank in eine separate Kalender-App kopieren. Notion Calendar befüllt deinen Kalender jedoch automatisch mit terminierten Ereignissen aus deinen verbundenen Datenbanken.

• Notion-Seiten mit deinen Ereignissen verknüpfen – Für Ereignisse, die aus einer verknüpften Datenbank in deinen Calendar übernommen wurden, kannst du über die Option In Notion öffnen direkt zur Notion-Seite zu gelangen. Wenn du ein neues Ereignis im Notion Calendar erstellst, kannst du durch Klicken auf Dokumente und Links eine vorhandene Notion-Seite verlinken oder eine neue Seite erstellen.

• Countdown für bevorstehende Ereignisse anzeigen – Wenn ein Ereignis ansteht, wird in der Menüleiste ein Countdown-Timer angezeigt, der dir hilft, deinen Zeitplan einzuhalten.

Egal, ob dein Team mit dir im selben Büro oder am anderen Ende der Welt sitzt: Notion Calendar ermöglicht es dir, dich bequem zu vernetzen und mit anderen zusammenzuarbeiten.

Erstelle ein neues Ereignis, indem du in deinem Kalender auf die Uhrzeit und das Datum doppelklickst. Anschließend kannst du Teilnehmende hinzufügen, die daraufhin eine Einladung erhalten, sowie einen Konferenzlink für Zoom oder Google Meet und einen Ort angeben. Außerdem kannst du relevante Dokumente und Links anhängen.

Umgekehrt können auch deine Kolleginnen und Kollegen Termine bei dir buchen. Um diese Option zu aktivieren, klicke in deinem Blick in den Terminplan auf Verfügbarkeit teilen. Markiere hier die verfügbaren Zeiten in deinem Kalender, damit deine Kolleginnen und Kollegen mit einem Klick ein Meeting mit dir buchen können.

Und wenn du mit einem internationalen Team arbeitest, musst du keine Zeit mit der aufwendigen Abstimmung von Meeting-Terminen verschwenden. Du kannst stattdessen den Zeitplan an verschiedenen Orten visuell darstellen, indem du oben links auf die Zeitzone klickst und eine andere Zeitzone auswählst.

Notion Calendar lässt sich bereits intuitiv navigieren und mit Tastaturkürzeln gelangst du noch schneller ans Ziel.

Hier einige nützliche Tastaturkürzel für einen besseren Workflow:

• Zum heutigen Tag wechseln – Drücke „T“, um zum heutigen Tag zurückzukehren, oder klicke oben im Raster auf den Button „Heute“.

• Zur nächsten Woche / zum nächsten Monat wechseln – Drücke „J“, um zur nächsten Woche oder zum nächsten Monat zu springen (je nachdem, ob du dich in der Wochen- oder Monatsansicht befindest). Durch Drücken der Taste „K“ kehrst du wieder zur vorherigen Woche bzw. zum vorherigen Monat zurück.

• Vorwärts oder rückwärts navigieren – Verwende die Tasten ← und →, um nach links (Vergangenheit) oder rechts (Zukunft) zu navigieren.

• Verfügbarkeit teilen – Drücke S, um zum Fenster „Verfügbarkeit teilen“ zu gelangen und freie Zeiten in deinem Kalender zu markieren.

• Nächstes bevorstehendes Ereignis anzeigen – Wechsle zum nächsten Ereignis in deinem Kalender, indem du auf N tippst. Durch Drücken der Taste „B“ oder der Tastenkombination „Shift + N“ kannst du zum vorherigen Ereignis zurückkehren.

• Wochenenden ein- oder ausblenden – Mit Ctrl/⌘ + K kannst du Wochenenden im Kalender ein- und ausblenden.

• Weitere Informationen zu den Tastaturkürzeln und deren Anpassung abrufen – Drücke ?, um eine Liste aller verfügbaren Tastaturkürzel anzuzeigen. Du kannst Tastaturkürzel anpassen, indem du zu „Einstellungen“ > „Kalender“ wechselst und „Menüleiste“ auswählst.

Wenn du Datenbanken mit Notion Calendar verbindest, kannst du Datenbankeinträge in Ereignisse in deinem Kalender umwandeln.

Sobald du eine Datenbank hinzugefügt hast, erscheinen alle terminierten Elemente aus der Datenbank in deinem Kalender. Wenn keine Start- und Endzeit angegeben ist, werden die Elemente oben in der Kalenderansicht als ganztägige Ereignisse angezeigt. Du kannst diese Ereignisse per Drag-and-Drop auf bestimmte Tageszeitpunkte verschieben. Deine Notion-Datenbank wird dann automatisch aktualisiert, um die Kalenderdaten zu übernehmen.

Verbinde deine persönliche Aufgabendatenbank mit Notion Calendar, um alle anstehenden Aufgaben im Blick zu behalten und deine To-do-Liste zu verwalten.

Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn du Zeiten blockieren möchtest, um mehr Aufgaben abzuarbeiten. Stelle sicher, dass die Elemente in deiner Datenbank Start- und Endzeiten aufweisen, um in deinem Kalender entsprechend Zeit für die einzelnen Aufgaben blockieren zu können.

Bleibe über geplante Markteinführungen auf dem Laufenden, indem du die Produkt-Roadmap deines Teams mit deinem Notion-Kalender verbindest.

Hierbei kann es sich um ganztägige Ereignisse handeln, die ganz oben in deinem Tagesplan erscheinen und für die keine Zeit im Kalender blockiert wird.

Wechsle oben rechts in der Dropdown-Liste zur Monatsansicht, um einen Überblick über die bevorstehenden Produkteinführungen des jeweiligen Monats zu erhalten.

Halte geplante Veröffentlichungstermine ein, indem du den Content-Kalender deines Teams mit Notion Calendar verbindest.

Du hast die Möglichkeit, alle für die Veröffentlichung vorgesehenen Beiträge anzuzeigen, sodass du deine Zeit planen und die dafür erforderlichen Inhalte erstellen kannst. Darüber hinaus kannst du in Notion ganz einfach zu Artikel- und Beitragsentwürfen sowie Notizen navigieren, die mit nur einem Klick abrufbar sind.