Mit Q&A erhältst du schneller Antworten zu Inhalten, die mit deiner Arbeit zusammenhängen.

Der Notion Workspace deines Unternehmens speichert all die Informationen, die Teams und einzelne Mitarbeitende benötigen – Produkt-Roadmaps, PTO-Richtlinien, Onboarding-Dokumente und mehr.

Diese Seiten sind voller nützlicher Informationen, doch Teammitglieder verbringen oft mehr Zeit als nötig damit, genau die Informationen zu finden, die sie brauchen.

Q&A macht diese Informationen sofort ausfindig, damit du alle Informationen aus deinem Workspace auch nutzen kannst.

Mitarbeitende bei Remote, einer globalen Personalplattform mit über 1.000 Teammitgliedern an verschiedenen Standorten, brauchten üblicherweise fünf bis zehn Minuten, um auf eine Frage die richtige Antwort zu finden – und das mehrmals am Tag. Jetzt nutzen sie Q&A für ihren gesamten Workspace und erhalten ihre Antworten in Sekundenschnelle.

Anstatt den ganzen Tag in verschiedenen Kontexten nach Informationen zu graben, bleibst du voll konzentriert.

In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie Q&A allen hilft, schneller zu arbeiten und selbstständig mit den eigenen Aufgaben voranzukommen.

Ganz egal, welchen Posten du in deinem Unternehmen bekleidest, welche Funktion du erfüllst und wie groß dein Unternehmen ist – Sehr wahrscheinlich verbringst du eine Menge Zeit mit der Suche nach Informationen, die du für deine Arbeit brauchst.

Selbst mit einer umfassenden Wissensdatenbank in Notion wissen Teammitglieder manchmal nicht, wie oder wo sie finden, was sie brauchen. Oftmals sind Informationen an einer anderen Stelle gespeichert oder sie sind in einer Form aufbereitet, die ihnen nicht weiterhilft. Also schreiben sie eine Direktnachricht oder E-Mail an ihre Teammitglieder und müssen auf die Antwort warten.

Das hat zur Folge, dass die Arbeit unterbrochen wird und die Konzentration dahin ist. Teammitglieder können oft nichts tun, bis sie die nötigen Antworten erhalten, und die Leute, die sich im Unternehmen auskennen, werden mit Routinefragen gelöchert, die sie von wichtigerer Arbeit abhalten.

Q&A fungiert hier wie ein persönlicher Assistent für jedes Teammitglied, damit diese schneller alle wichtigen Informationen bekommen.

Dank der außergewöhnlichen Fähigkeit, Tausende von Dokumenten innerhalb von Sekunden zu durchsuchen, bietet Q&A Teammitgliedern was sie brauchen. Und das in einem Bruchteil der Zeit, die nötig wäre, um andere Teammitglieder zu fragen und Antworten abzuwarten.

Wann immer es bei der Arbeit eine Frage zu klären gilt, kannst du dich zuerst an Q&A wenden, um herauszufinden, ob die Antwort bereits in Notion dokumentiert ist.

Um Q&A zu öffnen, klicke auf das Glitzer-Symbol rechts unten im Notion-Fenster und gib deine Anfrage ganz normal als Frage in das Textfeld ein.

Q&A kann relevante Inhalte aus Seiten, auf die du Zugriff hast, herausfiltern, die wichtigsten Erkenntnisse von einer oder mehreren Seiten zusammenfassen und sogar komplexere Fragen zur Bedeutung des Inhalts beantworten.

• Suche nach Erwähnungen eines bestimmten Themas im Workspace – Die Frage an Q&A nach „Erwähnungen von Plänen für die Schulung neuer Nutzer/-innen“ könnte beispielsweise neue Schulungsmaterialien für Mitarbeitende zutage fördern.

• Stelle Onboarding-Fragen – Selbst die beste Onboarding-Seite wird Fragen aufwerfen. Q&A ist ein Onboarding-Buddy für deine Neueinstellungen, den sie alles fragen können. Seien es Infos zur betrieblichen Altersvorsorge, oder was zu tun ist, sollten sie sich aus dem Büro ausschließen.

• Informiere dich über ein verpasstes Meeting – Du konntest beim gestrigen Stand-up nicht dabei sein? Bitte Q&A, zusammenzufassen, was besprochen wurde, und finde Aufgaben, die dir nach dem Meeting zugeteilt wurden.

• Schlage Erklärungen für die Ergebnisse einer Kampagne vor – Es zeigt sich ein ungewöhnliches Wachstum in einem Markt? Q&A kann dir helfen, die Ergebnisse einzuordnen. Frage: „Warum gibt es ein so großes organisches Wachstum in Korea?“ Q&A kann sich die Ergebnisse von Marketing-Kampagnen, bezahlten Werbeanzeigen, Nutzerforschung und Kundenfeedback in Bezug auf Korea heraussuchen und mögliche Erklärungen anbieten.

Mit Zugriff auf all die im Workspace gespeicherten Informationen versteht Q&A deine OKRs, Sprints, Kampagnenziele und alles, wofür dein Unternehmen Notion sonst noch verwendet. Wenn du eine Frage stellst, erhältst du eine genaue Antwort aus der Wissensbibliothek, die dein Unternehmen aufgebaut hat.

Q&A macht KI zu einem nützlichen Tool für alle und kann den Arbeitsalltag spürbar erleichtern.

Du kannst Q&A unabhängig davon nutzen, welchem Team du angehörst. Lass uns einige Beispiele ansehen.

Entwickler/-innen möchten ungern in ihrem Arbeitsfluss gestört werden, besonders, wenn sie gerade an der Behebung eines komplizierten Bugs sitzen.

Wenn du einfach kurz nachsehen musst, wie etwas erledigt werden sollte, kannst du, anstatt erst Vorgesetzte zu kontaktieren oder lange Prozessabläufe zu lesen, einfach Q&A öffnen und sofort eine Antwort auf deine Frage erhalten.

Andrew Pett, Staff Backend Engineer bei Remote, erklärt, wie Q&A dabei hilft, wichtige Informationen zu finden:

„Die Vorteile der Nutzung von Q&A liegen für mich in der Geschwindigkeit und Effizienz. Wenn ich auf ein Stichwort oder einen Kontext stoße, mit dem ich nicht vertraut bin, ist Q&A meine erste Anlaufstelle. Es durchsucht die relevanten Dokumente und präsentiert mir die Informationen in einer kompakten Zusammenfassung.“

Wenn du wissen möchtest, welche Funktionen sich Kunden und Kundinnen am meisten wünschen, kannst du Q&A öffnen und eine Frage stellen wie:

Was waren die von Kund/-innen mit Enterprise Plan im vierten Quartal am häufigsten angefragten Funktionen?

Q&A hilft dir nicht nur dabei, die Seite zu finden, sondern berechnet auch, welche Funktionsanfragen am häufigsten gestellt wurden.

Du kannst auch spezifische Informationen zum Projektstatus, zu Blockaden sowie zu den nächsten Schritten der Roadmap abrufen.

Ein wichtiges Projekt muss abgeschlossen werden, aber du möchtest in der Hektik vor dem Launch bei der Qualität und der Markenästhetik keine Kompromisse eingehen.

Um sicherzustellen, dass bei der Lieferung alles bestens aussieht, frage Q&A:

Wie lauten die Richtlinien für die Verwendung von Schriftarten und Farben auf unserer Website?

Q&A präsentiert die Richtlinien und fasst die wichtigsten Punkte zusammen, damit du sicherstellen kannst, dass das Projekt den Vorgaben entspricht.

Im wöchentlichen Marketing-Meeting möchte deine Projektmanagerin ein Update über die aktuelle Kampagne. Dabei geht es vor allem um die Ergebnisse einer bestimmten Initiative.

Um die angeforderte Information zu erhalten, gib eine Frage in Q&A ein, wie zum Beispiel:

Wie viele Interaktionen wurden letzte Woche durch die Boosting-Kampagne auf TikTok erzeugt?

Die Ergebnisse liegen umgehend vor und das Team kann schnell dazu übergehen, Strategien zur Steigerung der Interaktionsrate in der nächsten Woche zu erarbeiten.

Q&A dient dazu, Informationen aus verschiedenen Dokumenten mithilfe natürlicher Sprache abzurufen und zusammenzufassen. Es kann deine Fragen anhand der Daten aus deinem gesamten Workspace beantworten und Konzepte aus der Wissensdatenbank zusammenfassen, hat aber keinen Zugriff auf weiteres Wissen.

Neben Q&A enthält das Notion-KI-Paket auch noch Writer und Autofill.

Aktiviere Writer, indem du auf einer beliebigen Seite die Leertaste drückst, und du kannst loslegen, einen Text zu entwerfen oder zu überarbeiten, Ideen zu finden, ein Thema zu recherchieren und mehr.

Writer sucht extern nach Informationen, um dir beim Entwerfen von Inhalten zu helfen. Es kann den Kontext der Seite erfassen, auf der du dich gerade befindest. Du kannst das Tool auffordern, bestimmte Aktionen für den Inhalt der Seite auszuführen (beispielsweise eine Zusammenfassung zu erstellen). Allerdings werden dabei nicht unbedingt weitergehende Informationen aus dem Workspace einbezogen.

Autofill ist eine Datenbank-Eigenschaft, die Inhalte einer Datenbank zusammenfassen, übersetzen und Erkenntnisse daraus extrahieren kann.

Beim Projektmanagement kann es den Fortschritt eines Projekts oder einer Aufgabe zusammenfassen. Die Ergebnisse werden aktualisiert, wenn neue Aufgaben hinzukommen und sich der Lebenszyklus ändert.

Es hilft dir, auf einen Blick nützliche Erkenntnisse aus einer Datenbank zu erfassen.

Um das meiste aus Q&A herauszuholen, sollte der Notion-Workspace deines Unternehmens alle Informationen enthalten, die deine Teammitglieder brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen und ihre Aufgabe im Unternehmen zu verstehen.

Wenn du gerade noch dabei bist, den Workspace deines Unternehmens aufzubauen, können dir die folgenden Tipps weiterhelfen:

• Erstelle eine Unternehmenshomepage oder ein Wiki mit allen wichtigen Informationen über das Unternehmen – Dein Unternehmenswiki könnte etwa Prozessabläufe, Mission Statements, Unternehmensrichtlinien, -werte und -ziele enthalten.

• Erstelle Wikis für jedes Team – Zusätzlich zum Unternehmenswiki sollte jedes Team eine eigene Homepage haben, auf der relevante Informationen leicht zu finden sind.

• Nutze unser Projekt- und Aufgaben-Management-System – Du kannst die Vorlage „Projekte und Aufgaben“ von Notion in deinen Workspace duplizieren. Mithilfe verknüpfter Projekte und Aufgaben kann Q&A Fragen zu Projektstatus und Arbeitsaufkommen beantworten.

• Importiere Inhalte aus anderen Tools – Wenn du von einem anderen Tool wie Confluence oder Asana gewechselt hast, kannst du Inhalte daraus mit nur ein paar Klicks direkt in Notion importieren. Außerdem kannst du

  synchronisierte Datenbanken erstellen und Informationen aus anderen Tools wie Github und Jira abrufen.