Notionで変えるトヨタの未来の仕事。情報集約と一元管理で業務効率化を加速
トヨタの研究部署「トヨタ自動車未来創生センター」。そこでは「未来のトヨタが必要とするであろう」研究に加え、未来創生センター全体の管理や、研究成果を対外発信する広報訴求も本部のメンバーが主体的に実施しています。また研究に取り組んでいるため、社内の標準的なシステムに加え、よりスピード感のある、かつ、効率的に業務を進められる新しいシステム導入にも意欲的です。社内情報の集約と一元管理、情報と業務フロー可視化実現に導いたのは、ひとりの社員の声から始まったNotionの導入でした。
인사이트 제공자
Taku Wakasugi
Kumiko Buma
R-フロンティア部 ファシリティ管理・IT推進グループ
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Notionを基盤とした業務フロー改革。工数の3分の2を削減。
トヨタ自動車未来創生センターが研究と両輪で重視しているのが、研究成果の積極的な対外的発信です。対外的発信方法の一つにX（旧Twitter）を活用した情報発信があります。未来創生センターの研究成果やさまざまな取り組みを世の中の人たちに伝えることで研究内容の理解を促進し、一緒に働く仲間や共同で研究を行うパートナーへのリクルーティングを目指しています。トヨタ自動車のイメージを守るため、ポスト内容は厳重な承認フローを経て投稿されるのですが、標準的なシステムで構築されていた管理方法では煩雑になっていました。
Notionを導入し、草案の原稿をNotionページで行うことで承認者への共有だけでなく、承認者による承認作業もワンクリックでできるようになりました。ボタン機能を活用し、承認者には通知が届くように設定することで、リマインドタスクをなしく1件15分程かかっていた承認作業が5分に短縮されました。承認ステータスと承認者がひと目でわかるため、進捗管理の工数も削減されました。
煩雑だった投稿内容の承認は、ボタンひとつで完了。今誰が確認しているかをひと目で把握できます。
工数削減はもちろん、タスクの内容や進捗を共有が簡単になり、正確さが求められるSNS投稿文の作成の精度が上がりました。
Taku Wakasugi
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最新の情報にいつでもアクセス。チームの一体感が向上。
チームの年間スケジュールのような流動的な情報の管理にもNotionを活用しています。トヨタ未来創生センターの管理部門では、いままで表計算ソフトで年間予算計画を作成・管理していましたが、作成者に依存した運用になっていたため常に最新の情報を更新することが難しい状況でした。また、足りない情報はプレゼンテーションソフトで補うといった情報とツールの混在に加え、上長や担当者の異動の際の引き継ぎにも課題を抱えていました。
Notion上で年間スケジュールを作成、管理することでタイムラインの更新が容易になり、いつでも最新の状態が保てるようになりました。メンバーへの更新通知もリアルタイムに行えるため、どのチームがどんな仕事をしているかをその進捗を含め把握できるように。お互いの動きが可視化でき、組織の一体感がより高まりました。
Notionの更新の簡単さはスケジュール管理にぴったり。タイムラインだけでなく、担当者やステータスも表示。
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情報が一か所に集約され「ここを見れば大丈夫」
ヒューマノイドロボットの研究開発を行うグループでは、議事録や背景資料が点在しており、必要な情報を効率的が活用することに課題を抱えていました。
Notionを活用し、朝会の議事録、タスク、ナレッジといった情報を一つのデータベースに格納することで一元管理を実現しました。毎日行われている朝会では、各メンバーが議事録ページに情報をまとめることで効率化。進捗管理は、タスクを「課題」「不具合」「バグ」などの種類別に分けることで簡単になりました。研究の役に立つナレッジはウェブクリップを使いワンクリックでデータベースに格納。すべての業務における情報を集約し、「ここを見れば大丈夫」だと思える場所を構築できました。情報検索は「control+P」であっという間です。
このページから、必要な情報全てにアクセス可能。「タスク」を見れば誰がどんな仕事をしているかが一目でわかります。
「記憶力頼り」だった仕事が、いつでも情報にたどり着ける安心感のあるものになりました。産休明けの情報のキャッチアップもあっという間にできました。
Kumiko Buma
R-フロンティア部 ファシリティ管理・IT推進グループ
R-フロンティア部 ファシリティ管理・IT推進グループ
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ドキュメンテーション意識を変革。Notionが新たな社内文化に。
どんな情報でもテキスト、表、データベースなどの多様な表現で統一されたデザインに落とし込めるのがNotionのいいところ。デザイン性に優れたページが直感的に作成できるため、さまざまな職種の多様な資料作成ニーズを満たしてくれます。これにより、資料作成時間が従来のドキュメントソフトを使っていた時の半分以下になっただけでなく、これまで気が重かった、会議に向けて資料を準備するタスクが、創造的で楽しい時間に変わり、ドキュメンテーションそのものを楽しむ人が増えました。
メンバーの中には、プライベートでNotionを駆使したり、参考文献の整理をデータベースで行うなど、新たな使い道を見つける人も出てきました。時にはメンバー同士でNotionの使い方を教えあったり、テクニックを真似し合うこともあるのだそう。その盛り上がりを見て、最近では他部署から導入のアドバイスを求められることが増えています。Notionは、効率化による工数削減をもたらしただけでなく、ドキュメンテーションへの意識にも変化させ、新たな社内文化になろうとしています。
議事録メモは、体裁もカラーリングもそれぞれの好みで変更可能。
