사업자가 진행하는 거래에서 반드시 확보해야 하는 증빙자료는 크게 적격증빙자료와 기타 증빙자료로 나눌 수 있습니다.

아래와 같은 경우, 사업자는 필히 적격증빙자료를 확보하는 의무가 있습니다.

  1. 3만원을 초과하는 거래 (단, 경조사비의 경우 20만원 초과)
  2. 접대비로 1만원을 초과하는 거래

적격증빙자료란? 법에서 인정하는 경비 처리가 가능한 증빙자료를 말합니다. 이외의 증빙자료를 사용할 경우, 비용 인정이 어렵거나 가산세를 내야 할 수 있습니다.

적격증빙자료의 종류 ① 세금계산서 ② 계산서 ③ 신용카드 ④ 현금영수증

적격증빙자료 미수취시 발생하는 불이익 적격증빙자료 수취의무가 있는 거래에서 다른 증빙자료를 받았을 경우 ① 접대비는 비용으로 인정되지 않습니다.(손금불산입) ② 접대비 이외의 지출은 손금으로 인정하되, 증빙불비가산세(거래금액의 2%)가 부과됩니다. ③ 적격증빙미수취로 인하여 비용으로 인정되지 않는 경우에는 대표자 등에게 상여, 배당 등의 소득으로 처리되어 원천세 징수 의무가 발생합니다.

적격증빙자료의 보관기한 법인사업자는 거래에 대한 증빙자료를 신고기한부터 5년간 보관해야 합니다. 다만 해당 사업연도 개시일부터 소급하여 5년 전에 발생한 이월결손금을 공제받는 경우 그 결손금이 발생한 사업연도의 증빙자료는 이월결손금을 공제받은 사업연도의 신고기한부터 1년이 되는 날까지 보관 해야 합니다.